今週、不思議な現象が起こった。
時計の針が午後9時を指した時、
その日のうちにやらなければならない仕事が４時間分あった。
最低4時間の計算…どう考えても間に合わないと思った。
ただ、結論から言うと…
間にあった。それも15分の貯金を残して。今回はなぜ3時間で4時間分のタスクを完了できたのか、また1日24時間で26時間相当のタスクをどうやって処理するのか、その方法をご紹介します。
１.タスクシュートで一日のタスクを洗い出し、終了予測時間を見積る
まず、前提の話として、一日の総時間量を2時間増やすことはできません。24時間は26時間には決してなりません。
これは当たり前だと思っている人も多いですが、「頑張れば何とかなる」「とりあえず気合いで頑張る」と時間を気にせず、仕事や日々のタスクに取りかかる人も多いでしょう。私も、完全にその一味でした。高校時代の野球部ライフや大学のバイト付の生活で、体力と気力で何でも乗り切る自信はありました。
ただ、この乗り越え方が社会人に向かないと気付いたのはかなり最近の事でした。向かない理由はあげればキリがないと思いますが、大きく分けると3つくらいあり、
■終わりの意識がないために集中力が下がり、ストレスが溜まる
■人の予定が絡むタスクは時間通りに終わらせなければならない
■必要以上に、限界まで頑張りすぎて体調を壊す
以上が、私のぶち当たった大きな壁でした。
これを乗り切るために、最近はシゴタノ！の大橋さんが作ったタスクシュートというエクセル表を使っています。
このエクセルを基に、自分で勝手に作成したエクセル表を使っていますが、これにより、
■一日のタスクを洗いだす
■予想終了時間を見積もる
ことが可能になりました。
大事なことはその日のうちに自分がどれだけの仕事をこなせるかを目で確認することができるようになった点です。これによって、無理して必要以上の仕事をしたり、現実から目をそむけることが（ある程度）少なくなりました。
２．緊急で重要なタスクを優先し、いらないタスクを削除する
タスクシュートの利用方法や、アレンジ内容は後日ぜひ紹介できればと思いますが、今回は3時間で4時間分のタスクを乗りきった方法に焦点を絞り、その工夫を紹介します。
まず、一番大きなタスク時間の削減は、緊急でなく重要でもないタスクを消去したことでした。これにより、約30分の仕事をカットできました。他にもタスク時間を削減する方法はいくつかあることに気付きました。
■目標達成に必要ないタスクを思いきって切る←今回の手法
■その手のプロの人に迷わず聞く
■いつか恩は返すと誓って、人に任せる
今回は一番上の手法を用いましたが、他の手法も最近非常に有効的であると感じています。これまでは「完璧なもの」を「自分の力」で、と大きな幻想に陥っていましたが、終了時間を意識することによって、これらの意識はだいぶ薄れてきました。
以上ですが、これで4時間の仕事が3時間半になりました。
３．隙間時間に可能な限りタスクを捻じ込む（デュアルタスクの薦め）
そしていよいよ残り30分の時間削減に加えて15分の貯金をいかにして生みだしたか、最後の工夫になります。これは正直、お勧めはできないのですが、それでも「時間がない」と日々叫びたくなる人はぜひ。
まず、今回の最大の時間削減の最大のネックは「（自転車での）移動時間」でした。この日は少し寄り道をしなければならなったので。約10km近い道のりをラスト3時間の中で移動する必要がありました。※オフィスでしかできないタスクと、自宅でしかできないタスク双方がありました。
そこで、３つのTipsの登場です。今回の時間削減に非常に役立った相棒たちの紹介です。
【１】iphone
アップル – iPhone – iPhone 3GSの機能をすべてご紹介します。
【２】Bluetoothイヤホン
【３】ボイスレコーダー
まず、iphoneとBluetoothイヤホンの組み合わせですが、半年以上前からお世話になっています。この２つのTipsを使うことで、移動中にできるタスクの幅が広がりました。例えば、この日は翌日の打ち合わせのために、２件電話しなければならなったのですが、自転車の移動中、寄り道の道中で２件とも終わらせることができました。※自転車の移動中は、ハンズフリーの通信とは言っても危険が伴いますので、電話する際は自己責任でよろしくお願いします。
そしてボイスレコーダーですが、(1)レポートへのコメント挿入、(2)翌日のプレゼンのリハーサルという二つのタスクのために利用しました。まず(1)についてですが、オフィスを出る直前にレポートを一気に読み、自転車に乗ると同時にレコーダーをONにし、コメントを吹き込んでいきました。そしてコメントが終了次第、新たにレコーダーを起動させ、翌日の別件のプレゼンテーションのリハーサルをボイスレコーダーに吹き込みました。いずれも非常に大切なタスクであったため、翌日朝の自転車通勤の時間にレコーダーを再生して、校正をかけました。これで45分のタスクを他のタスクを同時並行にすすめ、15分のお釣りができました。
余談になりますが、その翌日朝も驚くほど時間がなく、自転車移動中に朝食も済ませました。身体には間違いなく負荷をかけていますが、それでも時間は戻ってはくれませんし、増えてもくれません。
だからこそ、もしやりたいことや、やらなければならないことが沢山あるなら、目を背けずに現実をしっかり認識し、時間をどう使うべきか必死に考える必要があると思います。
以上、一日をもう少しだけ有効活用するための、ちょっとした工夫の紹介でした。
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